In
„Bescheinigungen“ legt man verschiedene Arten von Bescheinigungen an und definiert
zugleich, welche Arten in den Personen hinterlegt- und wann diese
beispielsweise im Anreiseassistenen abgefragt werden sollen.
Hierfür müssen wir die Abfrage zunächst definieren, wie hier im Beispiel des
Führerscheins.
Bild 1:
1. Kriterien
Da uns beim
Führerschein nur interessiert, ob eine Person angegeben hat einen Führerschein
zu besitzen (PKW, LKW, Bus), definieren wir die Abfrage nun so, dass zunächst
die Art der Abfrage auf „Oder“ gestellt wird (roter Pfeil)
und die Haken vom
Feld „egal“ an den Stellen der Führerscheine entfernen.
Dadurch weiß
Wioffice, sollte bei einer Person angegeben sein, dass diese einen
PKW ODER LKW ODER Bus Führerschein hat, wird eine Vorlage davon verlangt.
Steht die Abfrage auf „Und“ würde Wioffice nur nach einem Führerschein
verlangen, wenn ein PKW UND LKW UND Bus Führerschein vorhanden ist –
sprich nur wenn jemand alle drei angegeben hat.
Weitere
Möglichkeiten von Abfragen kann man in den einzelnen Feldern neu definieren.
(Studienbescheinigung, Rentenbescheinigung etc.)
2. Dokumentenverwaltung
Unter dem
Punkt „Dokumentenverwaltung“ kann man aktivieren, dass das erstellte Dokument
in die Dokumentenverwaltung übertragen wird (blauer Pfeil).
Ist dies aktiviert, so gibt man noch an wie viele Seiten für das Dokument
verlangt/erwartet werden. (Beispiel Führerschein: Vorder- und Rückseite = 2
Seiten)
Die
Dokumentenverwaltung bzw. die jeweiligen Dokumente befinden sich immer
hinterlegt in den jeweiligen Mitarbeitern. (Bild
2)
Hierfür empfehlen wir eine Dokumentenkamera um die Unterlagen abzufotografieren
anstelle sie einzeln einscannen zu müssen, dies ist eine riesige Zeitersparnis.
(Wir nutzen die HUE HD Dokumentenkamera)
3. Anreiseassistent
Möchten wir, dass die Bescheinigung „Führerschein“ nach dem nutzen unseres „Anreiseassistenten“ gedruckt wird, müssen wir hier den Haken setzen. (grüner Pfeil)Des Weiteren wird hier die Sortierung der Bescheinigungen im Anreiseassistenten hinterlegt.
Die Bescheinigungen werden der Reihenfolge nach abgefragt, je nach eingestellter Sortierung.