In Wishop kann die Wiedereinladungsemail von Witeam bearbeitet werden. Diese Email erhalten alle Mitarbeiter automatisch, nachdem Ihnen in Wishop die Benutzerrechte für witeam zugewiesen wurden und die Weidereinladungsfunktion in den Einstellungen aktiviert wurde.

Zum Öffnen des Dialoges der Emaileinstellungen muss zuvor der Bereich Witeam-Einstellungen geöffnet werden (siehe  Witeam-Einstellungen ).

Anschließend muss in diesem Dialgog das Register Email ausgewählt werden.

Das Fenster ist in 5 Bereichen aufgeteilt:

1. Werkzeugleiste Textbearbeitung

2. Betreff Email

3. Textbereich (eigentliche Text)

4. Verfügbare Autofelder

5. Dokument (Download & Verlinkung)

Der Text, der in dem Textbereich geschrieben wird kann mit Hilfe dieser Leiste wie in einem Textverarbeitungsprogramm formatiert werden. Hierzu muss der Text markiert werden, um dann den Formatierungswunsch durch Klicken der Format-Button umzusetzen.

In der Betreffzeile wird der Text hereingeschrieben, den der Mitarbeiter in der Email als Betreff  lesen soll

In dem Textbereich wird die eigentliche Email formuliert, die der Mitarbeiter erhalten soll. Die Email kann neben den Text um Autofelder und Dokumenten-Links erweitert werden.

Um die Mitarbeiter in der Email z. B. persönlich ansprechen zu können oder einen persönlichen Anmeldelink setzen zu können, werden die Autofelder bereit gestellt. Um diese nutzen zu können muss das Register Felder (4. Autofelder) ausgewählt werden. Durch Doppelklick auf die Autofeldernamen (z. B. Vorname), werden sie an der Stelle in dem Text eingefügt , wo sich der Cursor der Maus gerade befindet.

Die Autofelder erkennt man in dem Text daran, dass sie mit einem $ beginnen und umklammert sind. Die Bezeichnung der Autofelder weicht von der Darstellung im Text ab:

Vorname = ${firstname}

Nachname = ${lastname}

Registrierungslink ${inviteLink}

AnmeldeLink ${witeamLink}

Mitarbeiter-Email ${email}

Mitarbeiter-Id ${id}

Über das Register Dokument können PDF-Dateien auf den witeam-Server übertragen und direkt in die Email verlinkt werden.

Hierzu muss im ersten Schritt das Dokument hochgeladen werden. Hierzu muss das Register Datei ausgewählt werden.

Durch Klick auf den Button Hochladenöffnet sich der Datei-Explorer, über dem eine Datei ausgewählt werden kann.

Durch Klicken des Buttons Öffnen wird die Datei zum Server übertragen.

Anschließend sollte diese Datei im Bereich Datei angezeigt werden:

Um diese Datei in die Email zu integrieren muss im ersten Schritt ein Text im Textbereich geschrieben werden, über den die Datei verlinkt werden soll.

Dieser Text muss anschließend markiert werden. Genauso muss die Datei im Bereich Datei markiert werden, die mit dem ausgewählten Text verknüpft werden soll.

Wenn beides markiert ist wird der Verknüpfungsbutton nicht mehr ausgegraut dargestellt. Durch Klicken dieses Buttons wird das Dokument mit dem ausgewählten Text verknüpft.

Dadurch erhält der Emailempfänger in der Email einen Link über den er das Dokument herunterladen kann. Wenn die Verlinkug erfolgreich gesetzt wurde wird der verlinkte Text unterstrichen dargestellt.

Sollte eine Datei veraltet sein und ist diese nicht mehr in der Email verlinkt, dann kann diese über das rote X auch wieder vom Server entfernt werden.