Sinn & Zweck

In dem Fenster Bescheinigungsübersicht kann der Anwender alle notwendigen Informationen zu den verschiedenen Bescheinigungen einsehen. Es können eigene Filter erstellt werden und bearbeitet werden.

Weiterhin können hierüber an ausgewählte Personen Emails versendet oder vorgefertigte Formulare (siehe Button Serienbrief ) ausgedruckt werden.

Verschiedene Filtermöglichkeiten sollen den Programmbenutzer unterstützen Personen schnell zu finden.

Im Folgenden werden die einzelnen Komponenten beschreiben und detailliert erläutert.

Aufbau der Oberfläche

Das Fenster ist in 12 unterschiedliche Bereiche unterteilt:

1. Fenster Schließen

2. Daten bearbeiten

3. individuelle Filter definieren

4. Email an Mitarbeiter senden

5. Serienbrief

6. Fenstergröße ändern

7. Filter Jahr & Bescheinigungsauswahl

8. Mitarbeiter-Statusfilter

9. Spalteneinstellungen & Spaltennamen

10. Spaltentxtfilter

11. Datenanzeige

12. Fußzeile

1. Fenster schließen

Durch Klicken des Buttons Fenster schließen kann die Oberfläche wieder geschlossen werden.

2. Daten Bearbeiten

Hier wird eine Fehlermeldung ausgegeben..

3. Individuelle Filter definieren

Klickt der Benutzer auf den Button Filter definieren, öffnet sich ein Fenster mit allen Filtern die erstellt wurden.

Das Fenster beinhaltet außerdem vier Button:

- Schließen

- Neu

- Bearbeiten

- Löschen

1. Mit dem Button Schließen kann das Fenster wieder geschlossen werden.

2. Wenn der Benutzer auf den Button Neu klickt, öffnet sich ein neues Fenster indem man einen neuen Filter definieren kann.

In der ersten Ansicht kann ausgewählt werden, ob der Filter für alle sichtbar sein soll, oder ob er nur für einen selber sein soll.

In der zweiten Ansicht kann ausgewählt ob ein bestimmter Mandant gefiltert werden soll oder alle. Dieser kann dann in dem Dropdown-Menü ausgewählt werden.

In der dritten Ansicht kann bestimmt werden ob und nach welchem Geschlecht gefiltert werden soll.

In der vierten Ansicht können die Tätigkeitsbereiche ausgewählt werden die gefiltert werden sollen. Dazu einen Bereich anklicken und mit dem Pfeilen auswählen.

In der fünften Ansicht kann nach einem bestimmter PGS gefiltert werden.

In der sechsten Ansicht kann bei bedarf eingestellt werden ob Menschen aus bestimmten Staaten gefiltert werden sollen.

In der siebten Ansicht kann der Benutzer auswählen ob er nur bestimmte Personengruppen filtern möchte.

In der achten Ansicht kann eingestellt werden ob nach bestimmten Nummernkreisen gefiltert werden soll.

In der neunten Ansicht kann eingestellt werden ob der Filter nach einer bestimmten Unterkunft filtern soll.

In der zehnten kann dem erstellten Filter eine Bezeichnung gegeben werden.

Die elfte und letzte Ansicht ist eine Zusammenfassung des Filters den der Benutzer in den vorherigen Schritten erstellt hat. Abschließend kann unten rechts auf Speichern geklickt werden und der Filter ist somit erstellt.

3. Wenn der Benutzer auf den Button Bearbeiten klickt kann ein Filter angepasst undverändert werden.

Was verändert werden kann, kann in der Anleitung vorher eingesehen werden. Die Menüssind exakt die gleichen.

4. Der Button Löschen kann dazu genutzt werden um alte Filter die nicht mehr gebrauchtwerden zu löschen.

WICHTIG!!!

Gelöscht heißt in dem Fall gelöscht. Wenn ein Fehler gemacht wird, muss der Filter ganz neu angelegt werden.

4. Email an Mitarbeiter senden

Durch Klicken des Button Mail öffnet sich ein Menü, über das der Anwender die möglichen Optionen erhält, ob

1. er eine Email versenden möchte

2. die verschiedenen Mailvorlagen verwalten möchte.

1. Wählt der Anwender diese Option, öffnet sich ein Fenster, indem es zwei weitere Auswahlmöglichkeiten gibt.

- Mail

- Einstellungen

Im Punkt Mail kann der Anwender eine Vorlage auswählen

Anschließend kann unten rechts auf Emails versenden geklickt werden und die Emailvorlage wird versendet.

Im Punkt Einstellungen kann der SMTP-Server eingerichtet werden. Den braucht man um Emails aus wioffice versenden zu können.

Beim Absender gehört die Email rein, die für das versenden von Massenmails verwendet werden soll.

2. Wählt der Anwender diese Option, öffnet sich ein Fenster, indem es vier weitere Auswahlmöglichkeiten gibt.

Schließen
Neu
Bearbeiten
Löschen

1. Der Button Schließen ist dazu da das Fenster zu schließen.

2. Wählt der Benutzer diesen Button öffnet sich ein Fenster indem eine Mailvorlage erstellt werden kann.

In dieser Übersicht kann der Mailvorlage eine Bezeichnung gegeben werden. Außerdem können hier die Sprache in der die Mail verfsst werden soll und welches Geschlecht die Anrede haben soll eingestellt werden. Zudem kann noch ein Betreff festgesetzt werden. Mittig im Bild kann der Text eingegeben werden der in der Mail stehen soll. Rechts am Rand können Felder ausgewählt werden. Die werden sich in der fertigen Mail automatisch bei jedem Mitarbeiter so anpassen das die Daten stimmen.

Zum bearbeiten einer Mailvorlage muss auf den Bearbeiten Button geklickt werden. Es öffnet sich exakt das gleiche Menü wie bei der Neuerstellung einer Vorlage.

Klickt der Benutzer auf den Button Löschen, wird die ausgewählte Vorlage gelöscht.

WICHTIG!!!

Gelöscht heißt in dem Fall gelöscht. Wenn ein Fehler gemacht wird, muss der Vorlage ganz neu angelegt werden.

5. Button Serienbrief

Durch klicken des Button Serienbrief öffnet sich ein Menü, indem alle Bescheinigungen aufgelistet sind. Außerdem erhält der Benutzer die Möglichkeit die so genannten Serienbriefe zu bearbeiten.

1. Serienbriefe bearbeiten

Wählt der Benutzer die Option Serienbriefe bearbeiten öffnet sich ein Fenster, indem es fünf weitere Auswahlmöglichkeiten gibt.

- Schließen

- Neu

- Bearbeiten

- Löschen

- Vorlage bearbeiten

1. Der Button Schließen dient dazu das Fenster wieder zu schließen.

2. Klickt der Anwender auf den Button Neu, öffnet sich ein Fenster indem ein neuer Serienbrief erstellt werden kann. In diesem Fenster kann eine Bezeichnung festgelegt werden und ob der Serienbrief im Anreiseassistenten auftauchen soll bzw. in welcher Sprache dieser gedruckt werden soll. Anschließend kann die Anzahl der Kopien bestimmt werden.

Der Anreiseassistent wird hier nochmal im Detail beschrieben: Anreiseassistent

3. Klickt der Anwender auf den Button Bearbeiten öffnet sich das selbe Fenster noch einmal. Hier können dann anpassungen getätigt werden, falls etwas falsch eingestellt wurde.

4. Klickt der Anwender auf den Button Löschen öffnet sich ein Infofenster in dem er nochmals den Löschvorgang bestätigen muss.

5. Klickt der Anwender auf den Button Vorlage bearbeiten öffnet sich ein Texteditor indem der entsprechende Serienbrief verfasst werden kann. Was genau alles eingestellt werden kann, wird in diesem Beitrag erklärt: Serienbriefe

6. Fenstergröße ändern

Durch klicken der Button oben rechts am Rand des Bildschirms kann die Oberfläche entweder minimiert, verkleindert und geschlossen werden.

7. Filter Jahr & Bescheinigungsauswahl

Mit der Einstellung Filter Jahr kann der Benutzer in den Jahren wechseln und kann somit in alte Daten schauen.

Wenn der Benutzer bei dem Feld Bescheinigung auf das Drop-Down Menü klickt, werden ihm alle erstellten Bescheinigungen angezeigt. Hier kann er dann auswählen welche Bescheinigung angezeigt werden soll.

8. Mitarbeiter-Statusfilter

Mit den Statusfiltern kann der Benutzer schnell und einfach nachschauen wie es um seine Mitarbeiter steht. Es können auf einen Blick viele Stadien des Bewerbungsverfahrens eingesehen werden.

9. Spalteneinstellungen & Spaltennamen

Hier hat der Benutzer die Möglichkeit sich verscheidene Spalten anzeigen zu lassen. Wenn auf die einzelnen Punkte geklickt wird, sortiert sich die Liste nach den verschiedenen Worten und Zahlen die in der Spalte stehen.

Ganz links am Rand kann der Benutzer aus einer Liste auswählen, welche Spalten angezeigt werden sollen und welche nicht.

Dieses Menü öffnet sich.

10. Spaltentextfilter

Hier kann der Benutzer nach einem bestimmten Wort suchen. Anschließend werden nur die Daten angezeigt, die exakt mit dem gesuchten Wort übereinstimmen.

11. Datenanzeige

In der Datenanzeige werden alle möglichen Daten dieser Liste angezeigt.

12. Fußzeile

In der Fußzeile wird unten links die Anzahl der Datensätze angezeigt. Datensätze = Zeilen in der Liste.