Durch Klicken des Button Mail öffnet sich ein Menü, über das der Anwender die möglichen Optionen erhält, ob
1. er eine Email versenden möchte
2. die verschiedenen Mailvorlagen verwalten möchte.
1. Wählt der Anwender diese Option, öffnet sich ein Fenster, indem es zwei weitere Auswahlmöglichkeiten gibt.
- Einstellungen
Im Punkt Mail kann der Anwender eine Vorlage auswählen
Anschließend kann unten rechts auf Emails versenden geklickt werden und die Emailvorlage wird versendet.
Im Punkt Einstellungen kann der SMTP-Server eingerichtet werden. Den braucht man um Emails aus wioffice versenden zu können.
Beim Absender gehört die Email rein, die für das versenden von Massenmails verwendet werden soll.
2. Wählt der Anwender diese Option, öffnet sich ein Fenster, indem es vier weitere Auswahlmöglichkeiten gibt.
- Schließen
- Neu
- Bearbeiten
- Löschen
1. Der Button Schließen ist dazu da das Fenster zu schließen.
2. Wählt der Benutzer diesen Button öffnet sich ein Fenster indem eine Mailvorlage erstellt werden kann.
In dieser Übersicht kann der Mailvorlage eine Bezeichnung gegeben werden. Außerdem können hier die Sprache in der die Mail verfsst werden soll und welches Geschlecht die Anrede haben soll eingestellt werden. Zudem kann noch ein Betreff festgesetzt werden. Mittig im Bild kann der Text eingegeben werden der in der Mail stehen soll. Rechts am Rand können Felder ausgewählt werden. Die werden sich in der fertigen Mail automatisch bei jedem Mitarbeiter so anpassen das die Daten stimmen.
Zum bearbeiten einer Mailvorlage muss auf den Bearbeiten Button geklickt werden. Es öffnet sich exakt das gleiche Menü wie bei der Neuerstellung einer Vorlage.
Klickt der Benutzer auf den Button Löschen, wird die ausgewählte Vorlage gelöscht.
WICHTIG!!!
Gelöscht heißt in dem Fall gelöscht. Wenn ein Fehler gemacht wird, muss der Vorlage ganz neu angelegt werden.