Sinn & Zweck
Mit wijobforms wird ein Web-Eingabeformular bereitgestellt, über dem benötigte Daten zu einem Einstellungsverhältnis eines zukünftigen Mitarbeiters abgefragt werden können.
Damit können, unterschieden nach Einstellungsverhältnis, sämtliche relevante Punkte abgefragt und direkt in die Mitarbeiterorganisation importiert werden. Dies spart sehr viel Aufwand in der Erfassung personenbezogener Daten.
Bereitstellung
Grundvoraussetzung zur Nutzung von wijobforms ist die Installation der Anwendung auf einem Server, der über das Internet erreichbar ist, sowie das Programm Wishop und die darin aktivierte Schnittstelle zu wijobforms (Stammdaten | Schnittstelle Register wijob).
Verwendung
In Wishop müssen Mitarbeiter sowie deren zukünftig geplanten Anstellungsverhältnisse angelegt sein. Dies wird im Bereich Stammdaten | Mitarbeiter eingestellt.
Hier wird der entsprechende Mitarbeiter per Doppelklick ausgewählt. Im Dialog Mitarbeiter wird das Register Personal ausgewählt. Hier muss links im Bereich Beschäftigungsbasis ein geplantes Beschäftigungsverhältnis eingetragen sein.
Nach Auswahl der Beschäftigungsbasis muss ein Startdatum gesetzt werden.
Zum Versenden des Formulars an den Mitarbeiter muss anschließend der Button Formulare geklickt werden und die entsprechende Eingabemasken-Vorlage ausgewählt werden, die alle Eingabefelder zum zugehörigen Beschäftigungsverhältnis beinhaltet.
Nach Auswahl der Vorlage öffnet sich das Emailfenster mit der entsprechenden Email zum Versenden der Aufforderung an den Mitarbeiter den Link in der Email zu öffnen, das Formular auszufüllen und die Eingaben bereit zu stellen.
Der Mitarbeiter erhält anschließend folgende Email (der Link ist abweichend)
Durch Klicken auf dem Link öffnet sich das Eingabeformular das der Mitarbeiter ausfüllen soll.
Abgefragt werden die für das Beschäftigungsverhältnis und den Personalbogen erforderlichen Angaben.
Nachdem der Mitarbeiter das Formular ausgefüllt hat, besteht die Möglichkeit Bescheinigungen und Dokumente z.B. Schulbescheinigungen usw. hochzuladen.
Nach betätigen des Button "Weiter" werden die Daten abgesendet und an Wishop übertragen.
Dies erfolgt im Hintergrund oder kann im Bereich der Mitarbeiterdetails auch manuell über den Button "Formulare einlesen" ausgeführt werden.
Anschließend sind die Daten im Bereich der Mitarbeiterdetails zur Person und zum Einstellungsverhältnis zu finden.
Die hochgeladenen Dokumente befinden sich unter dem Reiter Personal und dem aktuellen Beschäftigungsverhältnis, im rechten Bereich.“