Stammdaten Lohnbuchungstypen

Unter Stammdaten/Lohn → Lohntypen/Abzüge sind in den einzelnen Lohntypen folgendes Dinge einzutragen:

Nach DATEV exportieren

Nur Lohnbuchungen/Abzüge, die mit einem Lohnbuchungstyp erstellt wurden, in denen dieser Haken gesetzt wurde, werden überhaupt nach DATEV exportiert. Somit können einzelne Lohnbuchungstypen (wie z.B. Miete oder Verpflegung) von dem Export nach DATEV ausgeschlossen werden

Lohnartnummer in DATEV

Hier ist die Brutto/Netto Lohnartnummer bzw. die Brutto/Netto Abzugsnummer einzutragen, mit der die Buchungen in DATEV erscheinen sollen. Die Lohnarten bzw. Abzüge müssen in DATEV mit dieser Nummer bereits angelegt sein.

Netto/Brutto

Mit dieser Auswahl kann festgelegt werden, ob die Buchungen als Brutto oder als Netto übertragen werden. So kann z.B. bei Vorschüssen angelegt werden, dass diese in DATEV als Nettoabzug übertragen werden.

Stammdaten Krankenkassen

Unter Stammdaten/Lohn → Krankenkassen sind die Krankenkassennummern mit denen, die in DATEV verwendet werden, abzugleichen. Diese Nummern müssen manuell übertragen werden und müssen in wiOffice und DATEV zwingend gleich sein.

Stammdaten Zahlungsarten

In den Zahlungsarten müssen die Zahlungsarten, wie sie in wiOffice angelegt sind, den Zahlungsarten, die DATEV vorgibt, zugeordnet werden.

Stammdaten Tätigkeitsschlüssel

Unter Stammdaten → Lohn → Tätigkeitsschlüssel können diejenigen Tätigkeitsschlüssel angehakt werden, die für den Betrieb relevant sind.

Aufruf der DATEV-Schnittstelle

Die Schnittstelle wird über Lohn → Export → DATEV aufgerufen.

Die Schnittstelle besteht aus 3 Reitern (Export, Einstellungen, Ausgabe).

Auf dem Reiter „Export“ sind die Optionen, die man für die tägliche Verwendung benötigt.

Der Reiter „Einstellungen“ beherbergt grundlegende Einstellungen, die man in der Regel nur einmal setzt.

Der Reiter „Ausgabe“ gibt Meldung während eines Exportlaufes aus.

Einstellungen

DATEV-Personalnummer verwenden/Betriebliche Personalnummer verwenden:

Mit dieser Auswahl kann festgelegt werden, welche Personalnummer zur Zuordnung der Daten verwendet wird.

Wird die Option „DATEV-Personalnummer verwenden“ benutzt, dann müssen die Personen zuerst in DATEV manuell angelegt werden und es muss von DATEV eine Personalnummer vergeben werden. Diese Personalnummer muss nun in den Personenstammdaten auf dem Reiter Lohn eingetragen werden. Über diese Personalnummer erfolgt nun die Zuordnung der Daten zwischen DATEV und wiOffice.

Ist die Option „Betriebliche Personalnummer“ gesetzt, dann muss die Person nicht vorher in DATEV angelegt werden. Es wird eine interne Nummer, die von wiOffice vergeben wird, zur Zuordnung der Daten verwendet. Existiert eine Person in DATEV noch nicht, dann wird sie durch die Schnittstelle angelegt.

Verwende für ausländische Arbeitnehmer die Mandantenadresse:

Ist dieser Haken gesetzt, wird für Arbeitnehmer, die ihren Wohnsitz nicht im gleichen Land haben, wie der Mandant (also in der Regel nicht in Deutschland), dann wird für diese Arbeitnehmer die Adresse des Mandanten als Wohnadresse übertragen.

Folgende Einstellungen gelten nur für kurzfristig Beschäftigte (PGS 110):

„Immer „ledig“ als Familienstand übertragen“

„Immer Lohnsteuerklasse 1 übertragen“

„Konfession übertragen“

Ausgeübte Tätigkeit:

Der Wert, der in diesem Feld angegeben ist, wird für alle Personen in die Exportdatei geschrieben. Soll für einzelne Personen ein anderer Wert übertragen werden, dann kann dies in den Stammdaten der Person angeben.

Einstellungen zum Personengruppenschlüssel

Für jeden Personengruppenschlüssel kann angegeben werden, welche Vertragsform und welcher SV-Schlüssel für Geringverdiener übertragen werden soll. Dies sollte für alle PGS, die in Ihrem Unternehmen verwendet werden, eingestellt werden.

Export

Auf dem Reiter Export gibt es folgende Einstellungen:

Filterung
Mit den bekannten Filterbuttons und der Jahresauswahl im Kopf des Formulars werden die Arbeitnehmer gefiltert, deren Stammdaten, bzw. Lohnbuchungen exportiert werden sollen.

Exportzeitraum
Der Exportzeitraum gibt an, aus welchem Zeitraum die Lohnbuchungen exportiert werden sollen.
Das Startdatum gibt für die Personenstammdaten, ab welchem Bearbeitungsmonat die Daten gültig sind.

Mandant
Es können immer nur Daten eines Mandanten in eine Exportdatei geschrieben werden. Der Mandant wird hier gewählt.

Dateiname
Unter diesem Dateinamen wird die Exportdatei erstellt

Exportiere Personalstammdaten/Buchungen/Stunden
Mit diesem Haken kann gewählt werden, welche Daten exportiert werden.

Ein Klick auf „Export“ startet die Erstellung der Datei.

Welche Daten werden exportiert?

Bei den Personenstammdaten werden die grundlegenden Stammdaten exportiert. Dazu gehört neben Namen und Adresse auch Angaben z.B. zur Krankenkasse, Personengruppenschlüssel, Beitragsgruppengschlüssel, usw. wie in den Personenstammdaten angegeben.

Bei den Buchungen werden alle Lohnbuchungen exportiert, die dem Exportzeitraum entsprechen und wo in dem Lohnarttyp angegeben ist, dass die Buchungen exportiert werden sollen (siehe Punkt 1).
Es wird für jeden Mitarbeiter eine Summe pro DATEV-Nummer gebildet. Es werden also nicht alle einzelnen Buchungen übertragen, sondern Summen.

Haben verschiedene Lohnbuchungstypen die gleiche DATEV-Nummer, so werden die Buchungen summiert übertragen. Damit können mehrere Lohnbuchungstypen aus wiOffice unter DATEV zu einer Lohnart oder Abzugsnummer zusammen gefasst werden.

Die Stunden werden auch ausschließlich aus den Lohnbuchungen exportiert. Sie werden NICHT aus den Zeitbuchungen exportiert.

Dokumentation der exportieren Felder

Kopfdaten

Berater-Nr.	Stammdaten Mandant →Lohn → Beraternummer
Mandanten-Nr.	Stammdaten Mandant → Lohn → Mandantennummer
Betriebliche PNrVerwenden	Reiter Einstellungen → Betriebliche Personalnumer verwenden (siehe Erklärung oben)
Stammdaten gültig ab	Reiter Export → Feld „Exportzeitraum von“

Stammdaten

Feld	Beschreibung	Ab Version
Personalnummer	Wenn in der Schnittstelle die Option „DATEV-Personalnummer“ gesetzt ist: Stammdaten Person → Lohn → DATEV Personalnummer Wenn in der Schnittstelle die Option „betriebliche Personalnummer“ gesetzt ist: Es wird eine interne eindeutige Nummer exportiert
Nachname, Vorname	Stammdaten Person → Kopfdaten
Adresse bestehend aus Straße, Hausnummer, PLZ, Ort, Staat	Wenn die Option „verwende für ausländische Arbeitnehmer die Mandantenadresse“ gesetzt ist: Wenn der Wohnstaat der Person sich von dem Staat der Rechnungsadresse des Mandanten unterscheidet, wird die Rechnungsadresse des Mandanten exportiert (Stammdaten Mandant → Rechnungsadresse) Andernfalls wird die Adresse der Person exportiert (Stammdaten Person → persönliche Angaben) ist die Option nicht gesetzt, wird immer die Adresse der Person exportiert.
Staatsangehörigkeit	Stammdaten Person → persönliche Angaben
Geburtstag	Stammdaten Person → persönliche Angaben
Geschlecht	Stammdaten Person → persönliche Angaben
Familienstand	Stammdaten Person → persönliche Angaben Wenn als Familienstand „verheiratet“ angegeben ist, wird „verheiratet = ja“ exportiert. Für alle anderen Familienstände wird „verheiratet = nein“ exportiert Wenn der Haken „immer ledig als Familienstand übertragen“ aktiviert wird, dann wird bei 110er-Beschäftigten immer „ledig“ als Familienstand übertragen, ungeachtet dessen, was in den Stammdaten der Person steht
Sozialversicherungs-nummer	Stammdaten Person → Konto/Steuern
Rentenversicherungsgruppe	Stammdaten Person → Beschäftigungsverhältnis
Personengruppenschlüssel	Stammdaten Person → Beschäftigungsverhältnis
Berufsbezeichnung	Stammdaten Person → Beschr. Einkommensteuerpfl. → Seite 1 → Beschäftigt als
Steuerklasse	Für Personen mit der Rentenversicherungsgruppe „kurzfr. Besch. mit Pauschalverst. (Arbeiter)“ und „kurzfr. Besch. mit Pauschalverst. (Angest.)“ wird grundsätzlich keine Steuerklasse exportiert. Wenn der Haken „immer Lohnsteuerklasse 1 übertragen“ aktiviert wird, dann wird bei 110er-Beschäftigten immer „die Lohnsteuerklasse 1“ übertragen, ungeachtet dessen, was in den Stammdaten der Person steht Für alle anderen wird die Steuerklasse exportiert (Stammdaten Person → Konto/Steuern)
Kinderfreibeträge	Für Personen mit der Rentenversicherungsgruppe „kurzfr. Besch. mit Pauschalverst. (Arbeiter)“ und „kurzfr. Besch. mit Pauschalverst. (Angest.)“ werden grundsätzlich keine Kinderfreibeträge exportiert. Für alle anderen werden die Kinderfreibeträge nur dann exportiert, wenn die Steuerklasse der Person <= 4 ist (Stammdaten Person → Konto/Steuern).
Konfession	Wenn der Haken „Konfession übertragen“ nicht aktiviert wird, dann wird bei 110er-Beschäftigten die Konfession nicht übertragen, ungeachtet dessen, was in den Stammdaten der Person steht. Für alle anderen wird immer die Konfession übertragen Stammdaten Person → Konto/Steuern
Beitragsgruppenschlüssel KV, RV, AV, PV	Stammdaten Person → Beschäftigungsverhältnis
Krankenkasse	Stammdaten Person → Beschäftigungsverhältnis
Umlageschlüssel	Stammdaten Person → Beschäftigungsverhältnis
IBAN, BIC, Kontoinhaber	Stammdaten Person → Konto/Steuern
Zahlungsart	Stammdaten Person → Konto/Steuern
Beantragt von - bis	Stammdaten Person → Beschäftigungsverhältnis
Beschäftigungsverhältnis	Personen mit dem Personengruppenschlüssel 110 werden als „befristet“ exportiert. Alle anderen als „unbefristet“.
Beschäftigungsbetrieb	Die Betriebsnummer aus dem Mandanten, sofern in den Stammdaten des Mandanten hinterlegt.	2.2
Geburtsname, Geburtsort, Geburtsland	Stammdaten Person → Persönliche Angaben	2.2
Vertragsform	Abhängig vom Personengruppenschlüssel. Bei welchem PGS welche Vertragsform exportiert wird, kann auf dem Reiter „Einstellungen“ der Schnittstelle eingestellt werden	2.2
Gewerbsmäßige Arbeitnehmerüberlassung	Es wird immer der Wert „NEIN“ übertragen	2.2
Höchster beruflicher Ausbildungsabschluss	Es wird immer der Wert „Abschluss unbekannt“ übertragen	2.2
Höchster Schulabschluss	Es wird immer der Wert „Abschluss unbekannt“ übertragen	2.2
Kennzeichen Arbeitgeber	Es wird immer der Wert „Hauptarbeitgeber“ übertragen	2.2
Geringverdiener/geringfügig Beschäftigte	Abhängig vom Personengruppenschlüssel. Bei welchem PGS welche Vertragsform exportiert wird, kann auf dem Reiter „Einstellungen“ der Schnittstelle eingestellt werden	2.2
Ausgeübte Tätigkeit	Als Standard wird der Wert exportiert, der auf dem Reiter „Einstellungen“ angegeben ist. Sollen einzelne Personen eine andere Tätigkeit haben, dann kann diese in den Personalstammdaten → Lohn angegeben werden.	2.2
Stundenlohn	Es wird der Stundenlohn aus den Lohngruppen exportiert. Wenn in der Person eine Lohngruppe hinterlegt ist, wird der Stundenlohn aus dieser Lohngruppe hinterlegt. Ist keine Lohngruppe bei der Person hinterlegt, wird der Stundenlohn aus der Lohngruppe exportiert, die unter Stammdaten → Lohn → Standardlohngruppe eingestellt ist. In den Lohngruppen kann eingestellt werden, ab welchem Datum der Stundenlohn gilt. Es wird der Stundenlohn exportiert, der zu dem „Exportzeitraum von“ gültig ist.	2.3.1
Arbeitszeit	Stammdaten → Mandant → Reiter „Lohn“. Die hier angegebene Wochenarbeitszeit wird so für alle Personen, die diesem Mandanten zugeordnet sind, exportiert	2.6.4

Bewegdaten (Buchungen)

Feld	Beschreibung
Personalnummer	DATEV-Personalnummer bzw. betriebliche Personalnummer, je nach Einstellung
Datum	Hier wird immer der erste Tag des Monats exportiert, in dessen Monat die Lohnbuchungen lagen.
Lohnartnummer	Stammdaten Lohntypen → Lohnbuchhaltung → DATEV → Lohnartnummer in DATEV
Betrag	Summe aus dem Feld „Lohn“ der Lohnbuchungen

Bewegdaten (Stunden)

Feld	Beschreibung
Personalnummer	DATEV-Personalnummer bzw. betriebliche Personalnummer, je nach Einstellung
Datum	Hier wird immer der erste Tag des Monats exportiert, in dessen Monat die Lohnbuchungen lagen.
Lohnartnummer	Stammdaten Lohntypen → Lohnbuchhaltung → DATEV → Lohnartnummer in DATEV
Stunden	Summe aus dem Feld „Stunden“ der Lohnbuchungen

Mögliche Fehlermeldungen und wie sie zu beheben sind

Person Nachname, Vorname: Keine Personalnummer angegeben! Person wurde nicht exportiert.
Es wurde die Option "DATEV-Personalnummer" gewählt aber in den Stammdaten der Person wurde keine Personalnummer hinterlegt.
Lösung: Option "Betriebliche Personalnummer verwenden" benutzen, oder in den Stammdaten der Person die DATEV-Personalnummer eintragen.
Lohnbuchung für Person Nachname, Vorname: Keine Personalnummer angegeben! Lohnbuchung wurde nicht exportiert.
Siehe oben.
Stundenbuchung für Person Nachname, Vorname: Keine Personalnummer angegeben! Stundenbuchung wurde nicht exportiert.
Siehe oben.
Lohnbuchung für Person Nachname, Vorname: Keine DATEV-Nummer im Lohntyp "Bezeichnung des Lohntyps" angegeben! Lohnbuchung wurde nicht exportiert.
In dem genannten Lohntyp wurde in den Stammdaten (Lohnbuchhaltung → DATEV → Lohnartnummer in DATEV) keine Nummer eingetragen.
Lösung: Nummer eintragen
Stundenbuchung für Person Nachname, Vorname: Keine DATEV-Nummer im Lohntyp "Bezeichnung des Lohntyps" angegeben! Stundenbuchung wurde nicht exportiert.
Siehe oben.
Person Nachname, Vorname: Ungültige Steuerklasse! Person wurde nicht exportiert.
Es wurde in den Stammdaten der Person (Reiter Konto/Steuern) eine ungültige Steuerklasse angegeben (> 6).
Lösung: Steuerklasse korrigieren
Person Nachname, Vorname: In den Stammdaten der Krankenkasse "Bezeichnung der Krankenkasse" (Krankenkassennummer) wurde die Krankenkassennummer für den Mandanten nicht angegeben! Person wurde nicht exportiert.
In den Stammdaten der Krankenkasse fehlt die Krankenkassennummer in Verbindung mit dem für den Export gewählten Mandaten.
Lösung: Stammdaten → Lohn → Krankenkassen → entsprechende Krankenkasse aufrufen. Auf dem Reiter "DATEV (Lodas)" muss in der Zeile des entsprechenden Mandaten die DATEV-Krankenkassennummer eingetragen werden. Die entsprechenden Krankenkassennummer muss mit der Nummer übereinstimmen, die im Programm LODAS für diese Krankenkasse vergeben wurde.
Person Nachname, Vorname: In den Stammdaten der Zahlungsart "Bezeichnung der Zahlungsart" wurde die DATEV-Zahlungsart nicht angegeben! Person wurde nicht exportiert.
In den Stammdaten der genannten Zahlungsart fehlt die Zuordnung zur DATEV-Zahlungsart.
Lösung: In den Stammdaten (Personal → Zahlungsarten) die entsprechende DATEV-Zahlungsart auswählen.
Beraternummer im Mandant nicht angegeben!
In den Stammdaten des Mandaten wurde die Beraternummer nicht angegeben.
Lösung: Beraternummer in den Stammdaten des Mandaten eintragen.
Mandantennummer im Mandant nicht angegeben!
In den Stammdaten des Mandaten wurde die Mandatennummer nicht angegeben.
Lösung: Mandatennummer in den Stammdaten des Mandaten eintragen.

DATEV (Lodas)