Was wird sich ändern?
Zunächst einmal muss man sich an neue Begriffsdefinitionen gewöhnen: Ab 1. Januar 2025 wird nur noch zwischen elektronischen Rechnungen (in der Gesetzesbegründung auch als E-Rechnungen bezeichnet) und sonstigen Rechnungen unterschieden.
Die elektronische Rechnung
Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht – eine Rechnung im PDF-Format erfüllt diese Voraussetzung nicht.
Das strukturierte elektronische Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen entsprechen (CEN-Norm EN 16931). Erfüllt werden die Formatanforderungen zum Beispiel von der XRechnung, die unter anderem im öffentlichen Auftragswesen bereits zum Einsatz kommt, oder dem hybriden ZUGFeRD-Format, einer Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei. Doch Vorsicht, bei hybriden Rechnungsformaten soll künftig nur der strukturierte Teil der führende sein.
Die sonstige Rechnung
Unter den Begriff der “sonstigen Rechnung” fallen zukünftig Papierrechnungen, aber auch Rechnungen, die in einem anderen elektronischen Format (PDF, JPG, etc.) übermittelt werden.
Wer ist betroffen?
Der Empfang und die Verarbeitung einer E-Rechnung im B2B-Geschäftsverkehr ist ohne vorherige Zustimmung bereits ab 1. Januar 2025 im Unternehmen zu ermöglichen.
Die grundsätzliche Verpflichtung zur Ausstellung einer elektronischen Rechnung gilt ebenfalls ab 1. Januar 2025. Angesichts des zu erwartenden hohen Umsetzungsaufwandes für die Unternehmen hat der Gesetzgeber jedoch Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2027 für Rechnungsaussteller vorgesehen.
Übersicht - Übergangsfristen (Versand) der E-Rechnung für B2B-Geschäfte
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2025 |
2026 |
2027 |
2028 |
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Sonstige Rechnungen, in Papierform oder elektronisch als PDF, JPG, etc. (diese weiterhin mit Zustimmung des Empfängers) |
Ja |
Ja |
Nein |
Nein |
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Sonstige Rechnungen, in Papierform oder elektronisch als PDF, JPG, etc. (diese weiterhin mit Zustimmung des Empfängers) und einem Vorjahresumsatz < 800.000 Euro |
Ja |
Ja |
Ja |
Nein |
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Rechnungen im EDI-Format mit Zustimmung des Empfängers |
Ja |
Ja |
Ja |
Nein |
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E-Rechnung (konform zu EN 16931) |
Ja |
Ja |
Ja |
Ja |
Bis Ende 2026…
… dürfen Rechnungsaussteller für in den Jahren 2025 und 2026
ausgeführte B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen versenden. Auch elektronische
Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen (beispielsweise
PDF-Dateien), bleiben in diesem Zeitraum zulässig, allerdings ist für diese
(wie bisher) die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich.
Was sich jedoch ändert ist der Vorrang der Papierrechnung, diesen nimmt nun die
E-Rechnung ein, weshalb alle Unternehmen ab 1. Januar 2025 den Empfang, die
Verarbeitung und die revisionssichere Archivierung der E-Rechnung sicherstellen
müssen.
Bis Ende 2027…
Sofern der Rechnungsaussteller einen Vorjahresumsatz (2026) von maximal 800.000 EURO erwirtschaftet, dürfen für im Jahr 2027 ausgeführte B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen übermittelt werden. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen (beispielsweise PDF-Dateien), bleiben in diesem Zeitraum zulässig, auch für diese ist weiterhin die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich.
Unternehmer, deren Vorjahresumsatz (2026) die Grenze von 800.000 EUR überschreitet, haben zumindest noch die Möglichkeit, Rechnungen auszustellen, die mittels elektronischem Datenaustausch (EDI-Verfahren) übermittelt werden. Dies gilt für Umsätze, die in den Jahren 2026 bzw. 2027 ausgeführt wurden, auch dann, wenn keine Extraktion der erforderlichen Informationen in ein Format erfolgt, das der europäischen Norm entspricht oder mit dieser kompatibel ist.
Ab 2028…
… sind die neuen Anforderungen an die E-Rechnungen und ihre Übermittlung zwingend von allen inländischen Unternehmen für Leistungen im B2B-Bereich einzuhalten. Ab diesem Zeitpunkt sollen ebenfalls die Voraussetzungen für das im Koalitionsvertrag vorgesehene Meldesystem beziehungsweise für die EU-seitig geplanten ViDA-Maßnahmen geschaffen sein, mit denen der Umsatzsteuerbetrug EU-weit eingedämmt werden soll.
Vorgaben zum Übermittlungsweg
Die neue gesetzliche Regelung enthält keine Vorgaben zum Übermittlungsweg von elektronischen Rechnungen. Für den Empfang einer elektronischen Rechnung wird daher auch ein E-Mail-Postfach ausreichen. Neben dem Versand per E-Mail kommen auch die Bereitstellung der Daten mittels elektronischer Schnittstelle oder ein Download über ein Kundenportal in Betracht (vgl. BMF, Schreiben (Entwurf) v. 13.6.2024, Tz. 32).