Export-Datei für Buchhaltungsprogramme

Für folgende Buchhaltungsprogramme kann eine Exportdatei generiert werden:

- Adnova Buchführung
- Datev Rechnungswesen Pro
- Datev Unternehmen Online
- NLB Buchführung

Die Export Datei enthält die erzeugten Rechnungen für den gewählten Zeitraum und kann in die entsprechenden Programme eingespielt werden.

1. Das wibill Modul "Export" muss gemietet sein. Ist das Modul nicht gemietet, so sind die Menüpunkte, die zu diesem Modul gehören, in wibill nicht sichtbar.

2. Unter Stammdaten-> Einstellungen -> Export die gewünschten "Export-Schnittstelle" wählen. Es ist ratsam, dass die Warnung bei fehlendem Buchungskonto (siehe 4. und 5.) aktiviert wird - also auf "ja" gestellt wird.

Danach können im unteren Bereich, je nach gewähltem Programm, verschiedene Einstellungen für die Exportdatei gemacht werden (Es empfiehlt sich hier eng mit dem Steuerbüro zusammenzuarbeiten)

3. Nachdem in den Einstellungen das Programm ausgewählt wurde (siehe 2.) müssen unter

Stammdaten -> Betriebe -> Export verschiedene Angaben gemacht werden. In dem Beispiel unten mit Datev sind dieses z.B. "Beraternummer", "Mandantennummer" und "Betriebsstättennummer". Je nach Programm weichen die Bezeichnungen minimal voneinander ab.

4. Unter Stammdaten -> Kunden -> Buchungskonto müssen nun die Buchungskonten für die Kunden hinterlegt werden. (Auch hier sollte mit dem Steuerbüro Rücksprache gehalten werden, damit die hier angegebenen Buchungskonten, mit evtl. schon hinterlegten Konten im Steuerbüro überein stimmen.)

5. Unter Stammdaten -> Produkte -> "Produktname" müssen jetzt die Buchungskonten für die Produkte hinterlegt werden. (Auch hier sollte mit dem Steuerbüro Rücksprache gehalten werden, damit die hier angegebenen Buchungskonten, mit evtl. schon hinterlegten Konten im Steuerbüro überein stimmen.)

Es gibt zwei Möglichkeiten, bei der ersten Variante wird ein Buchungskonto für eine komplette Produktgruppe angelegt, dann wäre dieses Konto für alle Produkte in der Gruppe hinterlegt.

Die gewünschte Produktgruppe wird gewählt, dann "bearbeiten" ausgewählt und auf das Register "Buchungskonten" gewechselt, hier können entsprechende Konten hinterlegt werden.

Die zweite Möglichkeit wäre, dass ein Buchungskonto pro Produkt hinterlegt wird, hierfür wird das gewünschte Produkt ausgewählt, im Bereich "Grundeinheit" wird dann auf 

das Register "Konten" gewechselt und hier die entsprechenden Konten angelegt. Auf diese Weise kann für jedes Produkt einer Produktgruppe ein eigenes Buchungskonto hinterlegt werden.

Sind alle Voraussetzungen erfüllt, so kann jetzt eine Export-Datei erzeugt werden.

Unter Bearbeiten (ab wibill 10 "Schreibtisch") -> Rechnungen -> Export -> Rechnungen wird das entsprechende Buchhaltungsprogramm ausgewählt.
Achtung: Hier stehen nur die Programme zur Auswahl, die in den Stammdaten aktiviert wurden. (siehe Voraussetzungen 2.)

Hier wird (bei mehreren eigenen Betrieben) auch ausgewählt, für welchen Betrieb eine Export-Datei erzeugt werden soll.

Anschließend öffnet sich ein Dialog, in dem bereits erzeugte Exportdateien angezeigt werden und die neue Datei erzeugt werden kann.

Hierzu wird der Button "Neu" gewählt. Danach wird der gewünschte Zeitraum festgelegt und dann auf "Prüfen" geklickt.

Nur wenn hier keine Probleme (z.B. fehlende Buchungskonten gefunden werden) kann der Export erfolgen und der entsprechende Button wird freigegeben.

Nachdem der Button "Export" betätigt wurde, öffnet sich ein Fenster und es kann festgelegt werden, wo die Export-Datei gespeichert werden soll.

Diese Datei kann dann zur weiteren Nutzung weiter gegeben werden.

Analog zu den oben beschriebenen Abläufen kann auch eine Exportdatei mit den Debitoren erzeugt werden.

Dazu wird Bearbeiten (ab wibill 10 "Schreibtisch") -> Rechnungen -> Export -> Debitoren gewählt.

Danach der entsprechende Betrieb gewählt und eine neue Export-Datei erzeugt, die wiederum abgespeichert und weitergegeben werden kann.