Voraussetzung ist eine hinterlegte E-Mail-Adresse beim
Kunden.
Außerdem muss in den Stammdaten des Kunden hinterlegt werden, dass eine
Zustellung der Rechnung per E-Mail erfolgt.
Dieses geht über Stammdaten->Kunden-> Kunde auswählen -> E-Mail (oder Rechnung) -> Zustellungsart -> E-Mail
Erzeugte Rechnungen können nun aus der Rechnungsübersicht über den Button „per Mail versenden“ verschickt werden. Dabei werden alle erzeugten Rechnungen, die über den Filter ausgewählt wurden, die die Versandart „E-Mail“ haben und die noch nicht verschickt worden sind, automatisch an den Kunden geschickt.
Bevor die Rechnungen verschickt werden, werden alle Kunden nochmals angezeigt, bei denen es Rechnungen gibt, die diese Voraussetzungen erfüllen, durch an- oder abhaken lässt sich festlegen, welcher Kunde jetzt eine Rechnung erhalten soll.
Dabei wird der hinterlegte E-Mail-Text benutzt und die jeweilige Rechnung per PDF-Datei angehängt.
Wird eine Rechnung per E-Mail verschickt, so wird ein Versanddatum eingetragen und diese Rechnung automatisch festgeschrieben. Somit ist sie unveränderlich. Sollte es im Nachgang noch Beanstandungen geben, so sind diese über die Rechnungskorrektur durchzuführen
Per Rechtsklick auf eine einzelne Rechnung lässt sich auch nur eine einzelne Rechnung verschicken, gleiches gilt für den Lieferschein.
Wird dieser Weg gewählt, so lässt sich der Standardtext individuell ändern.
Wenn Rechnungen normalerweise auf Briefpapier gedruckt werden, dann kann für den digitalen Versand hinterlegt werden, dass dann auch Logo etc. eingefügt werden.
Achtung: Eine automatisierte Zustellung von allen Lieferscheinen gibt es nicht