2.1.3 Personenübernahme aus Wishop

Wählt der Anwender die Option Übernahme aus Wishop/Wibill öffnet sich ein neues Fenster, in dem die Person ausgewählt werden kann, die aus Wishop oder Wibill übernommen werden soll.

Im Bereich Jobvorlage gibt es die Möglichkeit eine Vorlage / Schablone auszuwählen, mit denen Standardwerte für bestimmte Personengruppen automatisch beim Anlegen gefüllt werden (z. B. Personen mit gleichem Einstellungsverhältnis).

2.2 Button Bearbeiten

Durch klicken des Button öffnet sich das Fenster Person Bearbeiten mit dem aktiven Register persönliche Angaben. Hier können alle Angaben zu einer Person bei bedarf geändert und angepasst werden.

2.3 Button Löschen

Durch klicken dieses Button, wird ein Fenster aufgerufen, über das der Anwender die möglichen Optionen erhält, ob

1. er die komplette Person + ihr Beschäftigungsverhältnis löschen möchte

2. nur das Beschäftigungsverhältnis löschen möchte.

1. Wenn dies gewählt wird, öffnet sich ein Bestätigungsfenster. Wenn nun auf ja geklickt wird, wird die gesamte Person mit ihrem Beschäftigungsverhältnis aus dem Programm gelöscht. 

2. Wählt der Anwender diese Option, öffnet sich ebenfalls ein Bestätigungsfenster. Drückt der Benutzer auf ja, wird nur das Beschäftigungsverhältnis von der gewählten Person gelöscht.

WICHTIG!!!

Gelöscht heißt in dem Fall gelöscht. Wenn ein Fehler gemacht wird, muss die Person ganz neu angelegt werden.

3. Wijoborga

Durch Klicken des Button Wijoborga öffnet sich ein Menü, über das der Anwender die möglichen Optionen erhält, ob

1. er die angenommen Bewerber von wijob in diese Liste importieren möchte

2. er die Wiedereinladungen exportieren möchte.

1. Wählt der Anwender diese Option, öffnet sich ein Fenster, indem es drei weitere Auswahlmöglichkeiten gibt.

- Import 

- Vorlagen

- Zurücksetzen

Im Punkt Import kann der Import für das nächste Jahr gestartet werden. Dazu unten auf den Buttom 'Import starten' drücken. Hier öffnet sich dann nochmal ein kleines Bestätigungsfenster.

Im Punkt Vorlagen können der Beschäftigungsstatus und die Vorlagen nochmal eingesehen werden.

Im Punkt Zurücksetzen können wenn unten auf den Button Zurücksetzen nochmal alle Personen übertragen werden, falls etwas beim ersten Mal schief gelaufen ist.

Auch hier kommt nochmal ein Bestätigungsfenster.

2. Wählt der Anwender diese Option, öffnet sich ein Fenster indem der wijob Export gestartet werden kann, indem er unten rechts auf Export starten drückt.

Hier öffnet sich wieder ein Bestätigungsfenster. 

4. Individuelle Filter definieren

5. Email an Mitarbeiter senden

Durch Klicken des Button Mail öffnet sich ein Menü, über das der Anwender die möglichen Optionen erhält, ob

1. er eine Email versenden möchte

2. die verschiedenen Mailvorlagen verwalten möchte.

1. Wählt der Anwender diese Option, öffnet sich ein Fenster, indem es zwei weitere Auswahlmöglichkeiten gibt.

- Mail

- Einstellungen

Im Punkt Mail kann der Anwender eine Vorlage auswählen

Anschließend kann unten rechts auf Emails versenden geklickt werden und die Emailvorlage wird versendet.

Im Punkt Einstellungen kann der SMTP-Server eingerichtet werden. Den braucht man um Emails aus wioffice versenden zu können.

Beim Absender gehört die Email rein, die für das versenden von Massenmails verwendet werden soll.

2. Wählt der Anwender diese Option, öffnet sich ein Fenster, indem es vier weitere Auswahlmöglichkeiten gibt.

• Schließen
• Neu
• Bearbeiten
• Löschen

1. Der Button Schließen ist dazu da das Fenster zu schließen.

2. Wählt der Benutzer diesen Button öffnet sich ein Fenster indem eine Mailvorlage erstellt werden kann.

In dieser Übersicht kann der Mailvorlage eine Bezeichnung gegeben werden. Außerdem können hier die Sprache in der die Mail verfsst werden soll und welches Geschlecht die Anrede haben soll eingestellt werden. Zudem kann noch ein Betreff festgesetzt werden. Mittig im Bild kann der Text eingegeben werden der in der Mail stehen soll. Rechts am Rand können Felder ausgewählt werden. Die werden sich in der fertigen Mail automatisch bei jedem Mitarbeiter so anpassen das die Daten stimmen.

Zum bearbeiten einer Mailvorlage muss auf den Bearbeiten Button geklickt werden. Es öffnet sich exakt das gleiche Menü wie bei der Neuerstellung einer Vorlage.

Klickt der Benutzer auf den Button Löschen, wird die ausgewählte Vorlage gelöscht.

WICHTIG!!!

Gelöscht heißt in dem Fall gelöscht. Wenn ein Fehler gemacht wird, muss der Vorlage ganz neu angelegt werden.

6. Formulare

Der Bereich Formulare besteht aus zwei Button:

- einzelnes Formular

- Formulare (Sammeldruck)

6.1 Button einzelnes Formular

Durch klicken des Button einzelnes Formular öffnet sich ein Menü, indem alle Bescheinigungen aufgelistet sind. Außerdem erhält der Benutzer die Möglichkeit die so genannten Serienbriefe zu bearbeiten.

1. Serienbriefe bearbeiten

Wählt der Benutzer die Option Serienbriefe bearbeiten öffnet sich ein Fenster, indem es fünf weitere Auswahlmöglichkeiten gibt.

- Schließen

- Neu

- Bearbeiten

- Löschen

- Vorlage bearbeiten

1. Der Button Schließen dient dazu das Fenster wieder zu schließen.

2. Klickt der Anwender auf den Button Neu, öffnet sich ein Fenster indem ein neuer Serienbrief erstellt werden kann. In diesem Fenster kann eine Bezeichnung festgelegt werden und ob der Serienbrief im Anreiseassistenten auftauchen soll bzw. in welcher Sprache dieser gedruckt werden soll. Anschließend kann die Anzahl der Kopien bestimmt werden.

Der Anreiseassistent wird hier nochmal im Detail beschrieben: Anreiseassistent

3. Klickt der Anwender auf den Button Bearbeiten öffnet sich das selbe Fenster noch einmal. Hier können dann anpassungen getätigt werden, falls etwas falsch eingestellt wurde.

4. Klickt der Anwender auf den Button Löschen öffnet sich ein Infofenster in dem er nochmals den Löschvorgang bestätigen muss.

5. Klickt der Anwender auf den Button Vorlage bearbeiten öffnet sich ein Texteditor indem der entsprechende Serienbrief verfasst werden kann. Was genau alles eingestellt werden kann, wird in diesem Beitrag erklärt: Serienbriefe

6.2 Button Formulare (Sammeldruck)

Durch klicken des Button Formulare (Sammeldruck) öffnet sich ein Fenster indem der Benutzer zwei Arten von Formularen einsehen kann.

- Anreiseformulare

- Abreiseformulare

1. Bei den Anreiseformularen sieht der Benutzer zum einen die Bezeichnung, kann auswählen welche Formulare er drucken möchte und es wird ein Datum angeschrieben wann sie gedruckt wurden. Außerdem kann eine Druckvorschau der jeweiligen Formulare vor dem Druck eingesehen werden.

Klickt der Benutzer auf den Button Optionen öffnet sich ein Fenster mit diversen Einstellungsmöglichkeiten.

Bei diesen drei Formularen kann eingestellt werden ob das Datum und der Ort mit auf den Zettel gedruckt werden sollen.

2. Bei den Abreiseformularen sieht der Benutzer zum einen die Bezeichnung, kann auswählen welche Formulare er drucken möchte und es wird ein Datum angeschrieben wann sie gedruckt wurden. Außerdem kann eine Druckvorschau der jeweiligen Formulare vor dem Druck eingesehen werden. 

7. Fenstergröße ändern

Durch klicken der Button oben rechts am Rand des Bildschirms kann die Oberfläche entweder minimiert, verkleindert und geschlossen werden.

8. Individuelle Filter anzeigen

Wenn individuelle Filter erstellt wurden, werden sie in dieser Zwischenzeile angezeigt. Durch einfaches draufklicken werden sie aktiv und die Personenliste verändert sich.

9. Filter Jahr

Mit dieser Einstellung kann der Benutzer in den Jahren wechseln und kann somit in alte Mitarbeiterdaten schauen. 

10. Mitarbeiter-Statusfilter

Mit den Statusfiltern kann der Benutzer schnell und einfach nachschauen wie es um seine Mitarbeiter steht. Es können auf einen Blick viele Stadien des Bewerbungsverfahrens eingesehen werden.

11. Spalteneinstellungen & Spaltennamen

12. Spaltentextfilter

Hier kann der Benutzer nach einem bestimmten Wort suchen. Anschließend werden nur die Daten angezeigt, die exakt mit dem gesuchten Wort übereinstimmen.

13. Datenanzeige

14. Fußzeile

In der Fußzeile wird unten links die Anzahl der Datensätze angezeigt. Datensätze = Zeilen in der Liste.