Welche Einstellungen müssen in wibill getätigt werden und was ändert sich?

Allgemein

1. Die E-Rechnung wird zum Standard. Das Zusenden der Rechnung per Mail (Als ZUGFeRD-PDF-Datei oder X-Rechnung-Datei) ist der vorgeschriebene Weg und bedarf keiner Zustimmung des Kunden.
   
   
2. Es gibt bereits Ausnahmeregeln. Bis Ende 2026 darf man noch Papierrechnungen oder einfache PDFs zuschicken. Aber nur mit Zustimmung des Empfängers. Wenn der Umsatz 2026 unter 800000€ lag, auch noch im Jahr 2027.
   
   

Was muss in wibill hinterlegt werden?

1. Die Kontodaten und die Kontaktdaten des Zuständigen für die Rechnungserstellung beim eigenen Betrieb müssen angegeben werden. Diese müssen unter Stammdaten - Betriebe ergänzt werden.
   Sollten mehrere Personen zuständig sein, so ist es trotzdem ausreichend, hier nur eine Person zu hinterlegen.
   
   
   
   
2. Für ZUGFeRD-Dateien und X-Rechnung sind unter Stammdaten - Betriebe außerdem die Rechnungsinformationen zu ergänzen.
   Dabei werden diese Informationen aus den Angaben unter  "Allgemein" übernommen, sobald dort eine Anschrift hinterlegt wurde.
   Ergänzend kann an dieser Stelle auch händisch eingetragen werden. Durch das "Zauberstab"-Symbol, kann die Übernahme der Angabe auf
   den vorherigen Reitern durchgeführt werden.
   
   
   
   
   
3. Unter Stammdaten - Einstellungen -Rechnungen muss die Version eingestellt werden. Wir empfehlen als Format „ZUGFeRD 2x“ und für X-Rechnung die Version „X-Rechnung V3.x“ zur Einhaltung der neuen Regelung.
   
   
   
   
4. Beim Kunden wird vorgegeben, in welcher Form er seine E-Rechnung erhalten soll. Bei Behörden und öffentlichen Auftraggebern ist „X-Rechnung“ vorgeschrieben. Private Unternehmen werden „ZUGFeRD“ bevorzugen, da dort eine lesbare Rechnung in Form einer PDF-Datei enthalten ist.
   Bei X-Rechnung muss es die neueste Version sein (z.Z. 3.x) bei ZUGFeRD sollte es auch die neueste Version sein (z.Z. 2.x). Das ZUGFeRD Profile  "X-Rechnung" wäre nur bei Behörden nötig, die ZUGFeRD bevorzugen.
   
   
   
   
5. Für die E-Rechnung ist bei Behörden zwingend eine Leitweg-Id (bzw. Referenz-Id) anzugeben. Bei Behörden und öffentlichen Auftraggebern ist der Aufbau vorgeschrieben. Bei privaten Unternehmen ist die Leitweg-Id nicht zwingend vorgeschrieben. Die Leitweg-Id ist bei Bedarf beim Kunden nachzufragen und in den Kunden-Stammdaten einzutragen. 
   
   
   
   
   

Wenn alle Punkte eingehalten wurden, wird zukünftig bei Zusendung der Rechnung per Mail eine gesetzeskonforme E-Rechnung übertragen.